文書管理システムで多様な人材が安心して働ける環境を整える
～日報から承認フローまで～

伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）の特例子会社（※1）であるCTCひなりは2010年の設立以来、グループ企業のオフィスクリーンやマッサージから、農作業の請負、カフェ運営へと事業領域を拡大してきた。最近ではグループの本業に貢献するべく、IT関連の業務を担う「IT職域」をスタート。あらたに人材を雇用し、サイト構築やデザイン支援などのIT関連業務を開始した。

CTCひなりでは、ビジネスの成長と社員の増加に対応し、多様な人材が働きやすい環境を整えるため、文書管理システムの「EIMANAGER」を導入した。IT職域の日報管理から始まったEIMANAGERの活用は、承認フロー管理やプロジェクトでの文書管理などに広がり、社員一人ひとりが個性や特性を発揮して仕事に取り組める場を支えている。

（※1）障害者の雇用の促進及び安定を図るため、事業主が障害者の雇用に特別な配慮をした子会社を設立し、一定の要件を満たす場合には、特例としてその子会社に雇用されている労働者を親会社に雇用されているものとみなして、実雇用率を算定できる制度

CTCひなりでは2024年1月から、ITクリエイティブ、ITエンジニア、IT事務、一般事務の4つの分野を対象にIT関連業務を担う社員の採用を開始した。現在は約30名の社員と仕事を指導・支援する6名のジョブサポーター（※2）で業務を行っている。これまでも知的障がいのある社員によるパソコン作業は行っていたが、あらたに精神障がいのある社員の雇用を増やし、新しいジャンルの仕事にチャレンジしている。（※2）障がいのある社員を支援する役割の社員

特例子会社の業務運営では、障がいのある社員一人ひとりの仕事の状況や体調の変化を、ジョブサポーターが的確に把握することが求められる。そのために社員が自らの状態を伝達する最も基本的で大切な媒体が日報だ。IT職域の事業がスタートした当初は、この日報の提出と返信をメールで行っていたが、報告内容の確認や整理に手間がかかるなど、早期の段階でいくつかの課題が出てきた。

企画部企画課の深澤氏は、当初の様子を次のように振り返る。「メールの文章からは報告内容が読み取りづらいため、ジョブサポーターによるフィードバックに時間を要することがあり、サポートが遅れる可能性がありました。また、メールでは過去の日報の参照や関係者への情報共有がどうしても煩雑になってしまいます。社員の増加も見込まれていて、日報管理の環境整備が急務となりました」

こうした課題を解決するため、文書管理システムのEIMANAGERを導入して、新しい日報管理の仕組みを構築した。日報のフォーマットを統一し、必要な項目を社員が迷わず漏れなく入力できるようにした。「体調」「睡眠」「業務量」についてはリストから「良い」「普通」「悪い」を選択して報告できるようにしたのも大きな特徴だ。それぞれが色分け表示で可視化され、ジョブサポーターはその人の状態が直感的に把握できる。

IT職域の初年度採用で入社した企画部付の小田倉（おだくら）氏は、EIMANAGERによる日報管理の利点を次のように話している。「日報のフォーマットが統一されて毎日の入力が楽になりました。毎回同じ手順なのでミスをすることもありません。また、日報で報告する項目には、体調などの機微な個人情報も多く含まれます。プライバシーに関わることなので、アクセス権限設定のコントロールしやすさも大きなメリットです」

日報の情報が一元化され、日付や報告分類ごとに整理されたほか、色分け表示・並べ替え・検索などの機能を利用することで、ジョブサポーターが一人ひとりの状況を一目で確認できるようになった。ジョブサポーターの増員や入れ替えがあっても、過去の状況を時系列で把握することが可能だ。こうした一覧画面の見やすさと日報提出の通知機能により、ジョブサポーターが複数人からの報告を見逃すことなく確認し、的確なサポートができるようになったという。

日報管理をきっかけにEIMANAGERの活用領域は少しずつ広がっている。イントラネットのリニューアルの際には、掲載文書のファイル原本管理と承認フロー管理をEIMANAGER上で実現した。社内の規程集、ガイドライン、マニュアル、申請書などの文書を作成してEIMANAGERに登録すると、必要な承認者に文書が回覧されていく仕組みだ。すべての承認がおりると、サイト管理者に回り、最終的に文書が掲載される。

イントラネットへの文書掲載の手順が明確化され、承認までの証跡を残せるようになった。承認ルートの設定が容易になり、文書管理者とサイト管理者の伝達漏れによる掲載遅延の回避や承認者の負担軽減につながったという。文書のファイル原本はEIMANAGERで一元管理され、ファイル保管の属人化やファイル紛失のリスクも解消された。文書の修正履歴も追跡できるようにバージョン管理も実装する予定だ。

なお、このイントラネットのリニューアルは、サイト設計からEIMANAGERの導入・設定まで、小田倉氏をはじめとするIT職域採用の社員が担当した。「イントラネットの見やすさが格段に向上したことに加えて、承認フローの見直しで業務がやりやすくなった」と社内の高い評価を得ている。

EIMANAGERはこのほか、社員の定着支援や人事制度の改定など、いくつかの社内プロジェクトでも利用実績がある。稟議書の承認フロー管理や社員のスキル管理などでの活用も検討されている。「IT職域の事業拡大で社員の増加が見込まれるので、個人の持っている技術や得意分野、業務経験などを一元管理することで、仕事の割り当てを最適化できないかと考えています」（小田倉氏）

CTCひなりの障がい者雇用者数は過去5年間で2倍となった。IT職域を中心に、要望される業務がますます高度化することも予想される。「今後も事業拡大にあわせて、多様な人材が働きやすい環境づくりを推し進めていきたいと思います。そのためにEIMANAGERの役割は大きく、継続的な機能改善を通じて、さらなる利便性の向上を図る計画です」（深澤氏）